10 thủ thuật lựa chọn và thiết lập máy in dùng chung

Chắc chắn rằng bạn thực sự đang cần có một máy in dùng chung trong mạng nội bộ của bạn. Chú ý, đối với các mạng máy tính ở nhà hay ở các văn phòng nhỏ thì dùng hệ điều hành Windows để chia sẻ máy in là đủ không cần máy chủ chuyên dùng quản lý in ấn.

Chắc chắn rằng loại máy in mà bạn chọn hoàn toàn tương thích với hệ thống mạng – có giao thức kết nối phù hợp với mạng của bạn - cũng như hệ điều hành của bạn.

Nếu bạn không thành thục cách thức thiết lập máng in dùng chung trong mạng thì bạn hãy lựa chọn các loại máy in có chương trình cài đặt hoàn toàn tự động. Bởi vì việc cài đặt một máy in dùng chung trong mạng yêu cầu bạn phải có hiểu biết về thiết lập địa chỉ IP, kết nối mạng LAN, mở cổng.

Hãy xây dựng một trang web với mục đích kiểm tra tình trạng và thay đổi mọi thiết lập trong máy in từ trình duyệt của bạn. Điều này giúp người quản trị máy in không có nhiều hiểu biết có thể điều khiển máy in ngay tại chỗ cho dù là chiếc máy đó ở ngay bên cạnh họ.

Hãy xây dựng tính năng in cá nhân cho máy in dùng chung để khi có một ai đó muốn in một tài liệu mà không muốn những người khác đọc được tài liệu đó thì người đó có thể gửi lệnh in từ máy tính của mình rồi phải đi đến máy in nhập số PIN (mã hoá cá nhân) thì máy in mới cho phép in tài liệu đó ra.

Hãy sử dụng một phần mềm hỗ trợ việc in trên 2 mặt giấy thay vì dùng phương thức thủ công.

Chắc chắn rằng máy in bạn chọn phải có khay giấy đủ lớn - tối thiểu là 1.000 tờ giấy đối với doanh nghiệp nhỏ. Thậm trí bạn cho rằng nhu cầu của bạn không đến mức đó nhưng cũng đỡ cho bạn việc phải bổ sung thêm giấy thường xuyên.

Máy in nên có khay chứa kết quả in ngoài đủ lớn dành cho nhiều tác vụ in ấn khác nhau do đôi khi người sử dụng thường để quên kết quả in ấn của mình ngoài máy in.

Cần sử dụng phần mềm quản lý từ xa đối với các máy in nếu số lượng máy in trong hệ thống mạng của bạn đã lên đến con số tương đối. Tuy nhiên bạn cũng cần chú ý đến sự tương thích của phần mềm đối với các máy in. Sử dụng một chương trình như thế sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức hơn rất nhiều, bạn có thể tiến hành nâng cấp phần mềm, trình điều khiển cho toàn hệ thống chứ không phải lần lượt từng máy in một.

Cho dù bạn không cần đến tính năng xử lý giấy cao cấp của máy in nhưng cũng nên cân nhắc là máy in nên có khả năng sắp xếp vì có thể sau này bạn sẽ cần đến.